Strategi Menghasilkan Rapat yang Efektif
BUMNINC.COM I Semua orang tentunya punya pendapat mengenai hal apa saja yang terpenting dalam hidup. Mungkin banyak alternatif dapat kita jumpai seperti harta, tahta, kebebasan, pasangan, keturunan dan sebagainya. Namun hampir semua orang pasti sepakat bahwa waktu merupakan hal yang berharga. Tidak ada hal yang bisa menggantikan waktu, namun sebaliknya semua hal membutuhkan waktu.
Waktu merupakan hal yang inelastis , seberapa pun permintaan atas waktu, penawarannya tidak akan naik, tetap sama. Karena sifatnya yang inelastis tersebut, maka pengelolaan waktu yang efektif menjadi sangat penting. Eksekutif yang efektif ialah mereka yang memberikan perhatian terhadap pengelolaan waktu.
Menjadi seorang eksekutif, rapat sudah menjadi hal yang tak terhindarkan dan menjadi rutinitas yang lazim dilakukan. Dinamika kerja yang semakin kolaboratif dan demokratis membutuhkan lebih banyak pertemuan untuk berbagi informasi, menerima masukan, dan membuat keputusan kelompok.
Artikel menarik ditulis oleh Tom Krattenmaker di Harvard Management Update. Menurut dia ada dua permasalah yang kerap terjadi dan menghasilkan rapat yang tidak efektif. Pertama Kebanyakan rapat tidak efisien, menguras waktu, dan tidak memiliki fokus pembahasan. Kedua pertemuan di organisasinya tidak selalu dihadiri dengan orang yang tepat sehingga tidak menghasilkan hal yang produktif.
Dalam era pandemi, intensitas rapat mengalami peningkatan. Banyak waktu dihabiskan untuk menjalani rapat secara virtual yang membuat lelah dan dapat merusak produktivitas. Rapat virtual tentunya sangat berbeda dengan rapat fisik. Rapat virtual sangat fleksibel dalam aspek ruang dan waktu sehingga menyebabkan penjadwalannya tergolong lebih mudah dibanding rapat fisik. Tak mengherankan bilamana sekarang jumlah intensitas rapat semakin meningkat.
Keluhan terbesar terdengar mengenai rapat ialah banyak orang merasa rapat berlangsung tidak produktif, berlangsung terlalu lama, dan sebenarnya tidak diperlukan. Pertanyaannya kemudian bagaimanakah cara untuk menghasilkan sebuah rapat yang efektif? dan apakah sajakah kriteria sebuah rapat disebut sebagai rapat yang produktif?